Fuhrparkmanagement: Ziele, Aufgaben, Pflichten & Prozesse
Für viele Unternehmen spielt Mobilität eine entscheidende Rolle. Wir stellen die wichtigsten Ziele, Aufgaben und Prozesse vor, die dafür sorgen, dass die Flotte rollt.
Mobilität ist für viele Unternehmen und Institutionen unverzichtbar - ob nun Dienstleistungen beim Kunden erbracht werden, der Außendienst unterwegs ist, die Logistik Waren liefert oder die Mitarbeiter den Arbeitsweg mit dem eigenen Dienstwagen fahren. Damit der Fuhrpark läuft (oder besser gesagt fährt) gilt es einiges zu beachten. Alle Fäden sollten bei einer verantwortlichen Person zusammenlaufen: einem Fuhrparkleiter oder Fuhrparkmanager.
Der Unterschied zwischen Fuhrparkverwaltung und Fuhrparkmanagement
In vielen Unternehmen muss der Fuhrpark heute von einem Mitarbeiter „nebenbei“ betreut werden. Weil die Zeit für den Fuhrpark begrenzt ist, konzentrieren sich diese Fuhrparkleiter auf das nötigste: Dass die Fahrzeuge fahrbereit sind, dass Vorschriften eingehalten werden und, dass Rechnungen erfasst werden. Besonders ohne geeignete Software ist viel mehr als so eine einfache Fuhrparkverwaltung gar nicht möglich.
Das Fuhrparkmanagement hingegen geht darüber hinaus. Voraussetzung ist die Weiterverarbeitung und Nutzung der erfassten Daten. Daraus ergeben sich dann viele weiterführende Möglichkeiten. Wer seine Daten nicht nur ablegt, sondern analysiert, kann z.B. Anhand von Ausreißern Probleme frühzeitig erkennen. Auf diese Weise können Kostentreiber identifiziert und Ausgaben gesenkt werden. Es können Ausfallzeiten minimiert werden und außerdem lassen sich auf Grundlage von Daten fundierte Strategien für die zukünftige Entwicklung erstellen.
Das Fuhrparkmanagement hingegen geht darüber hinaus. Voraussetzung ist die Weiterverarbeitung und Nutzung der erfassten Daten. Daraus ergeben sich dann viele weiterführende Möglichkeiten. Wer seine Daten nicht nur ablegt, sondern analysiert, kann z.B. Anhand von Ausreißern Probleme frühzeitig erkennen. Auf diese Weise können Kostentreiber identifiziert und Ausgaben gesenkt werden. Es können Ausfallzeiten minimiert werden und außerdem lassen sich auf Grundlage von Daten fundierte Strategien für die zukünftige Entwicklung erstellen.
Ziele des Fuhrparkmanagements
Ob 5, 50, 500 oder 5.000 Fahrzeuge; ob Fahrräder, Autos oder LKWs: das Flottenmanagement verfolgt im Wesentlichen immer die gleichen Ziele in unterschiedlicher Gewichtung.Die drei wichtigsten Ziele des Fuhrparkmanagements sind:
- Mobilität sicherstellen
Besonders dort, wo Betriebsabläufe zwingend an der Mobilität hängen, ist es von entscheidender Wichtigkeit, das immer ausreichend Fahrzeuge einsatzbereit sind. - Konformität gewährleisten
Die Nutzung und Überlassung von Fahrzeugen ist durch gesetzliche Bestimmungen, Vorschriften und Richtlinien je nach Land unterschiedlich geregelt. Diese gilt es einzuhalten. - Prozesse und Kosten optimieren
Der Fuhrpark gehört heute in vielen Unternehmen zu den größten Kostentreibern. Umso wichtiger ist die Kostenkontrolle und -optimierung. Hinzu kommen die Abläufe: viele Fuhrpark Prozesse sind kleinteilig und zeitaufwendig. Diese zu optimieren und Automatisieren setzt weitere Potentiale frei.
Übersicht der Aufgaben & Pflichten eines Fuhrparkleiters
Um genauer zu umreißen, wie die genannten Ziele im Tagesgeschäft verfolgt und erreicht werden können, wollen wir hier die wichtigsten Aufgaben bzw. gesetzliche Pflichten nennen. Zu den klassischen Aufgaben der Fuhrparkverwaltung zählen insbesondere:
- Fahrzeugbeschaffung & -bestellung
- Fahrzeugzulassung und -abmeldung
- Fahrerverwaltung
- Übernahme von Halterpflichten
- An- und Aufbautenverwaltung
- Reifenmanagement
- Instandhaltung & Reparaturaufträge
- Fahrzeugpflege
- Führerscheinkontrolle
- Überwachung von Lenk- und Ruhezeiten
- Durchführung / Organisation von UVV Schulungen
- Tankkartenmanagement
- Kostenerfassung
- Versicherung- & Garantiemanagement
- Unfall- & Schadensmanagement
- Bußgeldverwaltung
- Verwaltung von Verbrauchsdaten & Laufleistung
- Rechnungsbearbeitung
- Reporting
- Fahrzeug Verkauf & Remarketing
- Kostenmanagement & Controlling
- Optimierung der Fahrzeugauslastung
- Poolfahrzeugmanagement
- Tourenplanung
- Erstellung von Policies
- Verwaltung von Kurzzeitmieten, Abos und anderen Nutzungsmodellen
- Fahrerkommunikation
- Verwaltung weiterer Objektarten
- Strategieentwicklung
- Ladeplanung
- U.v.m.
Fuhrparkprozesse im Detail: so viel Aufwand steht hinter den Aufgaben
Hinter jeder einzelnen der hier in Schlagworten aufgeführten Aufgaben und Pflichten stecken in Wirklichkeit kleinteilige Prozesse, die Schritt für Schritt abgearbeitet werden müssen. Dabei ist der Fuhrparkmanager oft auf die Mitwirkung weiterer Abteilungen, auf Freigaben der Geschäftsführung oder die Zuarbeit externer Dienstleister angewiesen.
Ein Beispiel: Um die Aufgabe Fahrzeugbeschaffung und -bestellung erfolgreich zu erledigen, muss der Fuhrparkleiter zunächst einen Bedarf erfassen und geeignete Fahrzeugmodelle z.B. anhand eines Kriterienkatalogs recherchieren. Erst danach sollten Fuhrparkmanager konkrete Angebote abfragen. Auch diese Angebote müssen detailliert geprüft und verglichen werden. Dabei muss z.B. auch eine Abwägung zwischen verschiedenen Zahlarten erfolgen – also zwischen Barkauf, Finanzierung, Langzeitmiete, Kilometerleasing, Restwertleasing und weiteren Formen. Zu guter Letzt müssen die Angebote in aller Regel mit der Geschäftsführung besprochen und freigegeben werden. Erst dann erfolgt die Bestellung bei dem Anbieter mit den besten Konditionen. Weitere Prozesse, wie die Zulassung, die Fahrzeugprüfung gemäß Unfallverhütungsvorschrift (UVV), usw. schließen sich an. Es gibt also viel zu tun.
Ein Beispiel: Um die Aufgabe Fahrzeugbeschaffung und -bestellung erfolgreich zu erledigen, muss der Fuhrparkleiter zunächst einen Bedarf erfassen und geeignete Fahrzeugmodelle z.B. anhand eines Kriterienkatalogs recherchieren. Erst danach sollten Fuhrparkmanager konkrete Angebote abfragen. Auch diese Angebote müssen detailliert geprüft und verglichen werden. Dabei muss z.B. auch eine Abwägung zwischen verschiedenen Zahlarten erfolgen – also zwischen Barkauf, Finanzierung, Langzeitmiete, Kilometerleasing, Restwertleasing und weiteren Formen. Zu guter Letzt müssen die Angebote in aller Regel mit der Geschäftsführung besprochen und freigegeben werden. Erst dann erfolgt die Bestellung bei dem Anbieter mit den besten Konditionen. Weitere Prozesse, wie die Zulassung, die Fahrzeugprüfung gemäß Unfallverhütungsvorschrift (UVV), usw. schließen sich an. Es gibt also viel zu tun.
Welche Schlüsselfähigkeiten oder Kernkompetenzen benötigt ein Flottenmanager?
Um die bereits genannten Prozesse erfolgreich zu führen braucht es spezielle Kompetenzen und Fähigkeiten. Dazu zählen insbesondere:Um die bereits genannten Prozesse erfolgreich zu führen braucht es spezielle Kompetenzen und Fähigkeiten. Dazu zählen insbesondere:
- Betriebswirtschaftliche Kenntnisse
Die Entscheidungen im Fuhrpark haben wegen der relativ hohen Kosten für Mobilität große finanzielle Tragweite für das gesamte Unternehmen. Ein Fuhrparkmanager muss Budgets planen, Verträge verhandeln, Kosten kontrollieren und optimieren und bei seinen Entscheidungen Fragen der Kapitalbindung mitdenken, der Liquidität, der Abschreibung und vieles mehr. - Sicherer Umgang mit Office
Der primäre Arbeitsplatz des Fuhrparkmanagers ist der Computer. Um Daten korrekt zu erfassen und zu analysieren ist ein sicherer Umgang mit Office Anwendungen, wie Excel notwendig. Wenn Grundkenntnisse vorhanden sind, kann die Bedienung einer professionellen Fuhrparkmanagement Software in relativ kurzer Zeit erlernt werden. - Kommunikationsstärke
Der Fuhrparkmanager ist der zentrale Ansprechpartner für Fahrer, angrenzende Unternehmensbereiche, die Geschäftsleitung, sowie für externe Dienstleister (Autohäuser, Hersteller, Werkstätten, Versicherungen). Als solcher muss er transparent, klar, effektiv, empathisch und überzeugend kommunizieren können und sich dabei flexibel auf verschiedene Stakeholder und ihre Perspektive einlassen. - Grundlegendes technisches Verständnis
Egal ob für die Beschaffung geeignete Fahrzeuge gesucht werden müssen, ob ein erhöhter Ölverbrauch deutlich wird oder die Werkstatt ihre Rechnung stellt – ein grundlegendes technisches Verständnis für Fahrzeuge ist für Fuhrparkmanager unerlässlich, um Informationen einzuordnen. - Sorgfalt
Die Arbeit des Fuhrparkleiters ist essentiell, um Mobilität zu gewährleisten, Kosten zu kontrollieren, die Sicherheit der Fahrer zu erhöhen und um die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu garantieren. Damit kommt dem Fuhrparkleiter eine besonders verantwortungsvolle Rolle zu, die mit der nötigen Sorgfalt ausgeführt werden muss.
Fuhrparkmanager Ausbildung
Es gibt kein Studium und keine klassische Ausbildung zum Fuhrparkleiter. Wer die grundlegenden Fähigkeiten mitbringt, kann sich das nötige Fachwissen in einer Weiterbildung aneignen. Da für die Seminare einiges Vorwissen vorausgesetzt wird, kommen die meisten Teilnehmer solcher Weiterbildungen aus der Logistik oder Fahrzeugtechnik.
Die Weiterbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager ist in Deutschland unter anderem bei der DEKRA möglich, beim TÜV, sowie bei weiteren privaten Bildungsträgern. Die Weiterbildung bei der DEKRA umfasst zum Beispiel 20 Seminartage, die jedoch nicht am Stück, sondern in Blöcken über einen Zeitraum von 7 Monaten bearbeitet werden. Die Prüfung wird an zwei Tagen abgelegt und umfasst einen Online Multiple Choice Test, die Bearbeitung einer Fallstudie und eine mündliche Prüfung vor einem Fachausschuss. Die Kosten der Weiterbildung werden üblicherweise vom Arbeitgeber getragen und können nicht gefördert werden.
In Österreich ist eine Qualifizierung zum Beispiel beim Wirtschaftsförderungsinstitut der Wirtschaftskammer Österreich (WIFI) möglich. Die Kurse bei der WIFI finden an vier aufeinanderfolgenden Tagen in Präsenz statt, kosten 2.550 Euro (Stand: 31.07.2023) und sind unter Umständen zusätzlich förderfähig. Wer die schriftliche Abschlussprüfung erfolgreich besteht, darf sich dann geprüfter Mobilitäts- und Flottenmanager nennen.
Die Weiterbildung zum zertifizierten Fuhrparkmanager ist in Deutschland unter anderem bei der DEKRA möglich, beim TÜV, sowie bei weiteren privaten Bildungsträgern. Die Weiterbildung bei der DEKRA umfasst zum Beispiel 20 Seminartage, die jedoch nicht am Stück, sondern in Blöcken über einen Zeitraum von 7 Monaten bearbeitet werden. Die Prüfung wird an zwei Tagen abgelegt und umfasst einen Online Multiple Choice Test, die Bearbeitung einer Fallstudie und eine mündliche Prüfung vor einem Fachausschuss. Die Kosten der Weiterbildung werden üblicherweise vom Arbeitgeber getragen und können nicht gefördert werden.
In Österreich ist eine Qualifizierung zum Beispiel beim Wirtschaftsförderungsinstitut der Wirtschaftskammer Österreich (WIFI) möglich. Die Kurse bei der WIFI finden an vier aufeinanderfolgenden Tagen in Präsenz statt, kosten 2.550 Euro (Stand: 31.07.2023) und sind unter Umständen zusätzlich förderfähig. Wer die schriftliche Abschlussprüfung erfolgreich besteht, darf sich dann geprüfter Mobilitäts- und Flottenmanager nennen.
Professionelle Werkzeuge für das Fuhrparkmanagement
Die Ansprüche an den Fuhrpark sind deutlich gestiegen – es geht nicht mehr nur um Mobilität. Möglichst alles soll optimiert werden. Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit, Image. Für den Flottenmanager bedeutet das: es gibt viel zu tun. Die Zahl der Aufgaben und die Verantwortung wachsen. Da passt es nicht so recht ins Bild, dass in vielen Unternehmen das Fuhrparkmanagement am besten nebenbei erledigt werden soll. Aber: es fehlen nun einmal die personellen Kapazitäten.
Eine professionelle Fuhrparkmanagement Software kann Abhilfe schaffen, indem sie viele wiederkehrende Aufgaben vollständig automatisiert ausführt und damit wertvolle Zeit spart. Das fängt an beim Import der Tankdaten, Versendung von Termin-Erinnerungen bis hin zur Erstellung von Reports und vielem mehr. Die eingesparte Zeit kann dann darauf verwendet werden, tatsächlich mit den Daten zu arbeiten. Die Fuhrparkmanagement Software comm.fleet weist Fuhrparkleiter auch gezielt auf Ausreißer hin – damit wird der Fokus auf die Aspekte gelenkt, die wirklich Aufmerksamkeit bedürfen.
Eine professionelle Fuhrparkmanagement Software kann Abhilfe schaffen, indem sie viele wiederkehrende Aufgaben vollständig automatisiert ausführt und damit wertvolle Zeit spart. Das fängt an beim Import der Tankdaten, Versendung von Termin-Erinnerungen bis hin zur Erstellung von Reports und vielem mehr. Die eingesparte Zeit kann dann darauf verwendet werden, tatsächlich mit den Daten zu arbeiten. Die Fuhrparkmanagement Software comm.fleet weist Fuhrparkleiter auch gezielt auf Ausreißer hin – damit wird der Fokus auf die Aspekte gelenkt, die wirklich Aufmerksamkeit bedürfen.